Privacyverklaring

Privacyverklaring

1. Algemeen
Administratiekantoor J. Hoeks VOF kan persoonsgegevens verwerken, doordat u gebruik maakt van de diensten van Administratiekantoor J. Hoeks VOF. In deze privacyverklaring willen wij u informatie geven hoe wij als kantoor omgaan met deze persoonsgegevens. Op 25 mei 2018 wordt de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) gehandhaafd en zullen ook wij als kantoor er alles aan doen om deze persoonsgegevens te waarborgen en daar zorgvuldig mee om te gaan. 

Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval:
  • Uw persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt, deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in deze privacyverklaring;
  • Verwerking van uw persoonsgegevens beperkt is tot enkel die gegevens welke minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;
  • Vragen om uw uitdrukkelijke toestemming als wij deze nodig hebben voor de verwerking van uw persoonsgegevens;
  • Passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van uw persoonsgegevens gewaarborgd is;
  • Geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt;
  • Op de hoogte zijn van uw rechten omtrent uw persoonsgegevens, u hierop willen wijzen en deze respecteren.
Willem van Gerven is de “Functionaris Gegevensbescherming” van Administratiekantoor J. Hoeks. Hij is te bereiken via:
Post: Administratiekantoor J. Hoeks
Hof 39-A
5571 CB Bergeijk

2. Verwerking van de persoonsgegevens van cliënten
De persoonsgegevens van onze cliënten worden door ons kantoor ten behoeve van de volgende doelstellingen:
  • Het voeren van de administratie van u en/of uw onderneming;
  • Het verzorgen van de aangifte inkomstenbelasting;
  • Het verzorgen van de aangifte vennootschapsbelasting;
  • Het verzorgen van de aangifte omzetbelasting;
  • Aanvragen van uitstel voor de aangifte inkomstenbelasting en vennootschapsbelasting;
  • Aanvragen van de SBA-machtigingen om de diverse fiscale belastingaanslagen in te zien;
  • Aanvragen van de VIA-machtiging;
  • Het deponeren van de jaarstukken van uw BV bij de Kamer van Koophandel (indien u een BV heeft);
  • U op de hoogte brengen van diverse informatie via e-mail;
  • Tevens kunnen uw persoonsgegevens worden gebruikt voor interne werkzaamheden, zoals bijvoorbeeld de urenregistratie van het personeel.
De grondslag voor de verwerking van de persoonsgegevens is de getekende offerte waaruit blijkt welke werkzaamheden wij met u zijn overeengekomen en voor u dienen uit te voeren.

Voor de bovenstaande doelstellingen verwerkt Administratiekantoor J. Hoeks VOF de volgende persoonsgegevens:
  • Voorletters;
  • Tussenvoegsel;
  • Achternaam;
  • Straatnaam;
  • Huisnummer;
  • Postcode;
  • Woonplaats;
  • Land;
  • Geboortedatum;
  • Geslacht;
  • (Mobiel) Telefoonnummer;
  • Emailadres;
  • BSN-nummer;
  • Omzetbelasting- en loonbelastingnummer;
  • KVK-nummer;
  • Kopie paspoort;
  • KVK-Uittreksel.
Daarnaast worden er ook bijzondere persoonsgegevens gebruikt om met name de aangifte inkomstenbelasting te verzorgen. Dit zijn de volgende financiële gegevens:
  • Inkomsten uit werk en woning;
  • Persoonsgebonden aftrek;
  • Voordeel of verlies uit aanmerkelijk belang;
  • Voordeel uit sparen en beleggen.
De persoonsgegevens van cliënten worden door Administratiekantoor J. Hoeks opgeslagen om bovengenoemde verwerkingen uit te voeren. Deze zullen na beëindiging van de werkzaamheden nog 7 jaar bewaard worden ten behoeve van de fiscale bewaarplicht.

3. Communicatie via email
Communicatie met onze cliënten geschiedt vooral via e-mail. Als u ervoor kiest om onze diensten af te nemen, zullen wij u vragen naar uw emailadres. Tevens gebruiken we uw e-mailadres voor het verzenden van nieuwsbrieven om u op de hoogte te houden van diverse informatie.

4. Delen van uw persoonsgegevens met derden
De gegevens die aan Administratiekantoor J. Hoeks worden verstrekt kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor uitvoering van de hierboven beschreven doelstellingen. Wij maken gebruik van diensten van een aantal leveranciers waarmee wij een verwerkersovereenkomst hebben afgesloten. Wij hebben een verwerkersovereenkomst gesloten met de volgende partijen:
  • Elsevier Nextens
  • Exact Online
  • Timechimp
  • Vision Software
Elsevier Nextens wordt gebruikt voor de volgende doelstellingen:
  • Verzorgen van de aangifte inkomstenbelasting;
  • Verzorgen van de aangifte omzetbelasting;
  • Verzorgen van de aangifte vennootschapsbelasting;
  • Aanvragen van uitstel voor de aangifte inkomstenbelasting en vennootschapsbelasting;
  • Aanvragen van de SBA-machtigingen om de diverse fiscale belastingaanslagen in te zien;
  • Aanvragen van de VIA-machtiging.
Exact Online wordt gebruikt voor de volgende doelstellingen:
  • Verzorgen van de administratie van u en/of uw onderneming.
Timechimp wordt gebruikt voor de volgende doelstellingen:
  • Het voeren van een urenadministratie door het personeel van Administratiekantoor J. Hoeks.
Vision Software wordt gebruikt voor de volgende doelstellingen:
  • Het deponeren van de publicatiestukken van uw BV (indien u een BV heeft).
Administratiekantoor J. Hoeks verkoopt uw gegevens niet aan derden en verstrekt deze uitsluitend indien dit nodig is voor de uitvoering van onze overeenkomst met u of om te voldoen aan een wettelijke verplichting. Met bedrijven die uw gegevens verwerken in onze opdracht, sluiten wij zoals vermeld een verwerkersovereenkomst om te zorgen voor eenzelfde niveau van beveiliging en vertrouwelijkheid van uw gegevens. Administratiekantoor J. Hoeks blijft verantwoordelijk voor deze verwerkingen.

5. Geautomatiseerde besluitvorming
Administratiekantoor J. Hoeks neemt niet op basis van geautomatiseerde verwerkingen besluiten over zaken die (aanzienlijke) gevolgen kunnen hebben voor personen. Het gaat hier om besluiten die worden genomen door computerprogramma's of -systemen, zonder dat daar een mens (bijvoorbeeld een medewerker van Administratiekantoor J. Hoeks) tussen zit.

6. Binnen de EU
Wij verstrekken geen persoonsgegevens aan partijen welke gevestigd zijn buiten de Europese Unie (EU).

7. Hoe wij uw persoonsgegevens beschermen
Administratiekantoor J. Hoeks neemt de bescherming van uw gegevens serieus en neemt passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan. Als u de indruk heeft dat uw gegevens niet goed beveiligd zijn of er aanwijzingen zijn van misbruik, neem dan contact op via willem@hoeksadministratie.com. 

Wij hebben de volgende maatregelen genomen om uw gegevens te beveiligen:
  • Antivirus en antispam-oplossing lokaal op alle werkstations en server;
  • Antivirus en antispam-oplossing op alle email;
  • Accounts worden in de Cloud-omgeving gescand door een derde partij;
  • In- en uitgaande verkeersstromen worden beheerd door een software firewall oplossing;
  • Voor de klanten welke extern boeken is naast netwerkfiltering een zogenaamde 2-traps verificatie ingesteld. Klanten hebben geen toegang tot het interne netwerk van Administratiekantoor J. Hoeks;
  • Documenten met persoonlijke gegevens worden geback-upt.
8. Gegevens inzien, wijzigen of verwijderen
U heeft het recht om uw persoonsgegevens in te zien, te corrigeren of te verwijderen. Daarnaast heeft u het recht om uw eventuele toestemming voor de gegevensverwerking in te trekken of bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens door Administratiekantoor J. Hoeks en heeft u het recht op gegevensoverdraagbaarheid. Dat betekent dat u bij ons een verzoek kunt indienen om de persoonsgegevens die wij van u beschikken in een computerbestand naar u of
een ander, door u genoemde organisatie, te sturen. U kunt een verzoek tot inzage, correctie, verwijdering, gegevensoverdraging van uw persoonsgegevens of verzoek tot intrekking van uw toestemming of bezwaar op de verwerking van uw persoonsgegevens sturen naar willem@hoeksadministratie.com. Om er zeker van te zijn dat het verzoek tot inzage door u is gedaan, vragen wij u een kopie van uw identiteitsbewijs met het verzoek mee te sturen. Maak in deze kopie uw pasfoto, MRZ (machine readable zone, de strook met nummers onderaan het paspoort), paspoortnummer en Burgerservicenummer (BSN) zwart. Dit ter bescherming van uw privacy. We reageren zo snel mogelijk, maar binnen vier weken, op uw verzoek.

9. Klachten
Als u een klacht heeft over de verwerking van uw persoonsgegevens dan vragen wij u hierover direct contact met ons op te nemen. Wij zullen in alle redelijkheid uw klacht en/of vragen in behandeling nemen om tot een passende afwikkeling te komen.
Wij willen u er tevens op wijzen dat u de mogelijkheid heeft om een klacht in te dienen bij de nationale toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens. Dat kan via de volgende link: https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl/contact-met-de-autoriteit-persoonsgegevens/tip-ons.

10. Wijzigingen
Administratiekantoor J. Hoeks behoudt zich het recht voor om wijzigingen aan te brengen in de privacyverklaring. Indien Administratiekantoor J. Hoeks een belangrijke wijziging doorvoert, die gevolgen heeft voor de wijze waarop wij uw persoonsgegevens verwerken, dan zullen wij dit kenbaar maken via de email.

11. Vragen
Mocht u naar aanleiding van onze privacyverklaring nog vragen of opmerkingen hebben neem dan contact met ons op:
Administratiekantoor J. Hoeks
t.a.v. Willem van Gerven
Hof 39-A
5571 CB Bergeijk

Bergeijk, 24 mei 2018
Share by: